Když Vás čeká cenová kontrola

Ozval se Vám Specializovaný finanční úřad a čeká Vás cenová kontrola? Připravili jsme pro Vás informace, které se mohou hodit.

Zůstaňte v klidu

Zjištění, že Vaše pracoviště (Vaši firmu) čeká kontrola, zvedne tep každému provozovateli zdravotnického zařízení. I tomu nejpečlivějšímu. Pozitivní je, že na konci celé akce budete vědět, že je na Vašem pracovišti ohledně cen vše v pořádku 🙂 V případě, že něco v pořádku nebude, dostanete zpětnou vazbu, co dělat jinak. Kontrola má totiž údajně hlavně výchovnou funkci. Když už nic jiného, pozitivní je, že máte tuto kontrolu na dalších pár (desítek) let za sebou.

Po obdržení dokumentu o zahájení kontroly (dokument obvykle dorazí přes datovou schránku) bývá většinou čas všechno v klidu dohledat a připravit (cca 14 dní). Tedy v případě cenové kontroly nebude nikdo zvonit u dveří a čekat, že mu hned dáte do ruky příslušné šanony dokumentů. Jestliže nestíháte (nemoc, dovolená, atd.), neváhejte se ozvat na kontakty uvedené v protokolu a domluvte se na možném řešení.

Nehledejte informace na nepravých místech

Obvykle první, co každého napadne, je hledat nějaké informace na sociálních sítích, případně pozeptat se kolegů, kteří kontrolu absolvovali. To bychom určitě nedoporučovali. Známým faktem je, že řada osob vylíčí kontrolu v nejhorším možném světle (sdílí jen to negativní). Tím například chtějí zpětně zvýšit svou hodnotu či zdůvodnit neúspěch. Navíc nemáte kompletní informace, o co přesně v daném případně šlo, kde byl problém a proč. Koluje mnoho historek. Protože ale víme, jaký lékaři obecně mají v kalkulacích „pořádek“, berte je s rezervou.

V druhé fázi obvykle „postižený“ začne obvolávat firmy, které kalkulace zpracovávají a se kterými nebyl nikdy v kontaktu. Radíme, nedělejte to a ušetřete si čas. Proč? Firma zpracovávající kalkulace obvykle nemá kapacity, aby Vám hned telefonicky vše potřebné řekla, ani nemá důvod se tím zabývat zpětně, když nejde o jejich dílo.

Naopak jestli jste si kalkulace někdy nechali zpracovat, věříme, že většina zpracovatelů kalkulací bude ráda, když jim zahájení kontroly oznámíte. Můžete společně prozkoumat, jaké období je kontrolováno a jak tomu odpovídá, co máte k dispozici. Kontrolované období je uvedeno v dokumentu o zahájení kontroly. Většinou jde o poslední dva celé roky. V tuto chvíli je vhodné dohledat i návody a manuály, které jste obdrželi společně s kalkulací a oprášit si své znalosti problematiky. Bohužel mnozí lékaři dodané dokumenty nikdy nečetli a najednou se diví…. Kdyby je četli, ušetřili by si čas i problémy, což je v tuto chvíli ale už jedno :-).

Připravte podklady

V dokumentu o zahájení cenové kontroly je přesně napsáno, jaké podklady máte připravit. Dokumenty se obvykle zasílají elektronicky (tedy nikdo si pro ně nepřijde ani Vy je nikam nenesete – tedy alespoň v první fázi, kdy dokumentů není mnoho a většinu z nich již elektronicky mít budete). Jestliže je nechcete zaslat přes datovou schránku v elektronické podobě, je možné doručit je v papírové podobě na adresu v dokumentu.

účetní podklady

Část podkladů se bude týkat účetnictví. Tyto podklady Vám logicky připraví Vaše účetní firma. Půjde o dokumenty, které se týkají kontrolovaných let, případně let, které tomu předcházely (vychází z nich totiž kalkulace). Jde o výsledovku v analytickém členění nákladů (to je rozbor nákladů a výnosů podle druhu) a DPPO.

kalkulační vzorce

Druhá část dokumentů se týká kalkulačních vzorců. Je potřeba doložit:

• ceník (ceníky) všech výkonů, který platil v kontrolovaném období a ze kterého bude zřejmý výpočet ceny (zjednodušeně řečeno minutová sazba * čas výkonu + případně materiál = kalkulovaná cena, přičemž účtovaná cena nesmí být vyšší). Přičítáte-li materiál, tak doložíte i výpočet ceny materiálu (například přičítáte materiál za 150 Kč, tedy doložíte výpočet: 1 balení za 1.500 Kč je na 10 použití (1.500/10=150)
• kalkulaci (či kalkulace) minutové sazby pro dané období (výpočet, jak jste přišli k dané minutové sazbě, který je v souladu s příslušnými předpisy)

Že nemáte nic a tuto oblast jste prostě neřešili?  Upřímně nejlepší bude přiznat se. Když byste chtěli situaci „zachránit“ a potřebné dokumenty si opatřit, bude Vás to stát peníze, moře času a výsledek bude stejně nejistý. Kontroloři nejsou hloupí a věříme, že ocení upřímnost. Navíc se samozřejmě dopouštíte podvodu.

Buďte slušní, vstřícní

Cenová regulace je tu léta. Ač se Vám třeba nelíbí, rozhodli jste se podnikat a tedy měli byste respektovat legislativu (či nést důsledky svého rozhodnutí, že nějakou povinnost respektovat nechcete). Nemá cenu kontrolory slovně napadat či na ně posílat Vaše právní zástupce. Tím se nechceme kontrol zastávat. Ač zpracovat kalkulace je naše práce, dobře víme, že z mnoha důvodů je v mnoha ohledech aktuálně nastavený systém nesmyslný.

Radíme být slušní, vstřícní a věcní. Věříme, že takový přístup se vyplatí. Ne každý lékař má z mnoha důvodů vše v pořádku, ne každá kalkulace je z mnoha důvodů stoprocentní. Výsledkem pravděpodobně pak bude pokuta, která nebývá likvidační (kdo by chtěl mít představu, výši udělených pokut lze dohledat ve věstnících MFČR).

Celé se to vleče

Připravte se, že se celá kontrola vleče. A to obvykle ne na Vaší straně 🙂 Půl roku je standard. Tedy když to celé trvá na Váš vkus dlouho, věřte, že si na Vás nikdo nezasedl. Prostě je to normální. Během zmíněného půl roku obvykle dojde na řadu doplňujících otázek, které většinou zodpoví účetní firma nebo zpracovatel kalkulací.

Je možné, že v průběhu kontroly budete vyzváni k dodání dalších dokumentů, které nemáte (například jimi vůbec nedisponujete, protože to není Vaší povinností). V tomto případě si myslíme, že je nejlepší poradit se se „svým“ zpracovatelem kalkulací a společně najít vhodné řešení.

O tom, co lze v kalkulacích pokazit a jaké jsou nejčastější prohřešky, zase někdy příště.