Na co si dát v cenových kalkulacích pozor – díl 2. Hotovo?

Cenové kalkulace zpracováváme přes 10 let. Za tu dobu jsme se setkali s mnoha problémy, záludnostmi. Obvykle se neprojeví hned, ale vyplavou na povrch někdy časem. A zpracovatel cenových kalkulací je v tom obvykle nevinně. Shrnuli jsme pro Vás všechna hlavní úskalí, která Vás mohou potkat. Přidáváme i nejčastější dotazy.

První článek se týkal podkladů. V tomto druhém článku se věnujeme práci, která následuje po vyhotovení kalkulací.

Výpočet cen

Zpracovatel kalkulací umí spočítat minutovou sazbu. Co ale podle našeho názoru solidní zpracovatel udělat nemůže, to je spočítat cenu výkonů. Nezná strukturu vašich výkonů, ani potřebné časy a materiály. Toto se na každém pracovišti se liší. Může Vám jen dodat vzor, který si musíte sami naplnit, upravit.

Obecně platná rovnice pro nějaký výkon je: čas * minutová sazba + ZUP – úhrada ZP = kalkulovaná (maximální) cena. ZUP je zvlášť účtovaná položka (jak se kalkuluje uvádíme dále). Úhrada ZP se odečítá pouze u výkonů, kde je možná spoluúčast – tedy např. protetické výkony. Toto je obecně platný vzorec použitelný pro všechny výkony. Kdykoliv. I třeba za půl roku, až si budete chtít přidat další výkon. Kalkulovanou cenu nesmíte přesáhnout, tedy nemůžete účtovat více. Můžete ale účtovat méně.

Jde o průměrný čas na daný výkon. Čas výkonu není nikde tabulkově dán, určujete si ho sami. Měl by odpovídat realitě (může být v rámci cenové kontroly dotazován či dopočítáván podle účtenek a ordinační doby).

Schéma výpočtu je potřeba udělat pro všechny výkony (zdravotní služby), které jsou pacientům přímo účtovány. V tom se často chybuje a na některou ze zdravotních služeb se zapomene.

Zboží k prodeji nepodléhá cenové regulaci, to kalkulovat nemusíte.

Musím dodržet vypočtené ceny?

Výše uvedeným vzorcem se vypočítá maximální cena. Jestliže Vám z tržních nebo jiných důvodů nevyhovuje, můžete cenu stanovit nižší, nikdy ale ne vyšší. Častým dotazem je, jestli to pak nebude napadáno při případné cenové kontrole. Určitě ne, pro rok 2026 to posvětil i cenový předpis.

Poplatky

Pozor na maskované doplatky k výkonům ZP (někdo si tak chce dorovnat nízkou platbu ZP). Rozhodně nedoporučujeme jít touto cestou, i když obvykle tato oblast není předmětem cenových kontrol.

Poplatky za přístroje možné obecně jsou, ale potom náklady na přístroj (přístroj samotný, servis, ale třeba i obsluhu, atd.) by nevstupovaly do minutové kalkulace. V praxi je velmi složité všechny takové náklady pečlivě vyčlenit, proto ani tento postup (tj. účtování použití nějakého přístroje) nedoporučujeme.

Seznámení s cenou ošetření

Aktuální ceník všech výkonů je vhodné ponechat k nahlédnutí na recepci (v čekárně). V ceníku musí být všechny výkony, které se provádějí a hradí přímo. Kromě toho musí být každý pacient před zahájením výkonu seznámen s cenou ošetření. Důkazem o tom je jeho podpis např. na kalkulaci léčby (ne účtence, neb ta je vystavena až po ošetření).

Je tedy vhodné, aby pacient obdržel kalkulaci daného výkonu nebo celé plánované léčby. Vhodné je, aby kalkulace měla nějakou platnost. Všechny vyhotovené (a podepsané) kalkulace je vhodné vložit (naskenovat) do karty pacienta, aby byly jednoduše dohledatelné.

Změnily se náklady

Metodika uvádí, že poskytovatel by měl průběžně analyzovat své náklady. Zjistí-li, že jsou významně nižší, jak plán nákladů v kalkulaci, je povinen provést aktualizaci kalkulace (v případě zvýšení to povinnost není). V případě, že se náklady zvýší a Vy chcete zdražit, jiná cesta, než přes nové kalkulace, není.

Kalkulace máte, ale zastaralé

Kalkulace se sestavuje na konkrétní kalendářní rok. Z toho vyplývá, že vyhotovené kalkulace mají platnost daný konkrétní kalendářní rok.

Od roku 2026 cenový předpis říká, že jestliže poskytovatel zdravotních služeb nezdraží, může si ceny z předchozího roku nechat platit i následující rok.

Archivace

Jelikož cenová kontrola probíhá vždy zpětně (v lednu roku 2024 může být kontrolováno např. období 2022-2023), je doporučeno mimo jiné archivovat:

• ceníky pracoviště (je to důkaz, že archivní ceník odpovídá kalkulaci)
• ceníky dodávající laboratoře a jiných subdodavatelů (např. OPG, CT), ceníky dodavatelů ohledně materiálů ZUP
• strukturu výpočtu ceny (výkon, čas, ZUP)

Připočítávání zvlášť účtovaných položek  (ZUP) k ceně

Náklady na ZUP nesmí být v minutové sazbě. Abyste tedy tento materiál dostali zaplaceno, je třeba si náklady na ně přičíst k ceně práce. Je to ale možnost, ne povinnost. Tedy není potřeba přičítat každou drobnou položku, můžete zohlednit třeba jen ty významné. Je to čistě na Vás.

Pozor ale, vyúčtování musí obsahovat nejen konkrétní poskytnuté služby, ale i informaci o konkrétních spotřebovaných zvlášť zúčtovaných položkách a jejich cenách.

Jak mám určit cenu připočítávané materiálové položky? Jsou na to nějaké vzory?

Žádné vzory pravděpodobně nenajdete. I kdybyste našli, podle našeho názoru je není vhodné použít. Je lepší vyjít ze svých sledování, odhadů a dodavatelských cen Vámi používaných materiálů. Výpočet je jednoduchý. Cena za balení konkrétního materiálu (ideálně podle faktury nebo podle ceníku dodavatele) / průměrný počet použití. To se dá jednoduše spočítat. Hlavně výpočty uložte.

Dá se k zvlášť účtovaným položkám připočíst nějaká zisková přirážka?

Možnosti přirážky popisuje cenový předpis. Problematika je velmi složitá a je tedy možné, že si ji vyložíme jinak my, Vy, i případní cenoví kontroloři. Proto bychom nedoporučili ziskovou přirážku připočítávat, i když u některých položek je to pravděpodobně možné.

Jaký je republikový průměr minutové sazby? To, co mi vyšlo, je v něm?

Občas někdo utrousí nějaké průměry minutové sazby pro daný obor. Např. zpracovatel kalkulací může vycházet ze své statistiky. Podle nás je ale takové číslo velmi zavádějící. Každá praxe je jiná, ani dvě praxe ve stejném oboru a městě nebudou mít stejnou minutovou sazbu. Liší je náklady na mzdy, nájem, investice, požadavek na zisk, atd. Liší se i pracovní doba, vytíženost, apod. To vše hraje roli ve výpočtech.

Bohužel někdy nelze porovnávat ani kalkulace v jedné firmě během jednotlivých let. Mění se totiž i metodika. Tedy během let může být kalkulace zpracována podle jiné metodiky.

Kalkulace mi vyšla nízká, chci ji vyšší.

Právě o tom jsou cenové předpisy. Kdo má nízké náklady, má mít nízké ceny služeb. Jestliže jsme v kalkulaci na maximu, s minutovou sazbou nic dělat nejde. Můžete se ale zaměřit na to, jestli máte v pořádku nastaveny časy výkonů. Tam bývá často prostor.

Kalkulace mi vyšla vysoká, chci ji snížit.

Jak jste četli výše, v cenovém předpisu není uvedeno, že minutovou sazbu nemůžete snížit. Jestliže máte ceny nastaveny třeba na 50 Kč/min a nová kalkulace vyjde 51 Kč/ min, nemusíte hned přepočítávat ceny. Může být pro Vás lepší ceny neměnit a počkat třeba rok, než změna bude výraznější.

Minutová sazba často vychází vyšší u praxí, kde se pracuje na zkrácený úvazek. Například paní doktorce vyjde minutová sazba 40 Kč. Pak odejde na mateřskou a za rok se vrátí na pár hodin týdně. Protože ale většina nákladů je fixních (platí se bez ohledu na to, jestli se pracuje nebo ne), může pak najednou kalkulace vyskočit třeba o 100%. Náklady jsou stejné, ale pracuje se méně hodin. Paní doktorka ale nechce dramaticky zvyšovat ceny, když se v dané době nemůže své firmě plně věnovat. Proto raději cenu zvýší daleko méně, než by odpovídalo kalkulaci a je jí jasné, že na některé plánované investice včetně zisku nemusí dosáhnout.

Jaké jsou výše pokut?

Máte pocit, že nelze mít všechno v pořádku a že cenová kontrola vždy něco najde? Ptáte se, jaká je výše pokut? Podle naší zkušenosti záleží na míře provinění, obratu a zisku firmy, ale i ochotě ke spolupráci. Záznamy o proběhlých kontrolách jsou veřejně dohledatelné (včetně jména firmy a výše pokuty) ve věstnících Ministerstva financí. Udělené pokuty jsou řádově v desítkách tisíc. Více se k tomu neumíme vyjádřit, i když by to jistě každého zajímalo.

Jsou i takoví střelci, kteří si s cenami dělají, co chtějí (respektive se řídí trhem) a počítají s tím, že si na pokutu vydělají (ušetří za kalkulaci peníze i čas a raději o to více budou pracovat v ordinaci…). My tento postup nedoporučujeme, nicméně to je na každém podnikateli.