Časté dotazy k cenovým kalkulacím

Děkujeme, že věnujete pozornost častým dotazům k cenovým kalkulacím.

Opravdu je nutné zpracovávat cenové kalkulace každý rok?

Bohužel podle metodiky k cenovému předpisu pro rok 2022 ano. Protože s tím souvisí mnohá „ale“ (vysvětlení by vydalo na samostatný článek), málo která firma to bude (chtít či moci) dodržovat. Jestli a jak se chybějící kalkulace bude postihovat, to samozřejmě v tuto chvíli nikdo neví (důvodů je opět mnoho). Věřte, nelíbí se to ani nám, ač se může zdát, že máme zajištěnou práci :-).

A kdy je nejlepší doba pro zpracování kalkulací?

Jednoduše nikdy 🙂 Z hlediska výše uvedeného je nejlepší mít zpracované kalkulace s platností od 1.1. Když se ale na výpočty vrhneme koncem roku (abychom 1.1. stihli), nemáme ještě data za celý předchozí rok. S takovými vstupy se hůře plánuje. Navíc do půli prosince není k dispozici ani cenový předpis na následující rok, který problematiku řídí. To je hlavní problém.

Nehodí se to ani po podání daňového přiznání, kdy jsou sice data čerstvá, ale zase účetní firmy mají nejvíce práce. Navíc opět dle výše uvedeného není v pořádku, jestliže do té doby v daném roce budete  fungovat podle kalkulací z předchozího roku.

Tedy ať si vyberete jakékoliv období, podle současné metodiky dané cenovým předpisem jste vždy v problému.

Nemám rozdělený materiál a běžný spotřební a zvlášť účtovaný.

Do kalkulace smí vstupovat jen náklady za materiál, který je společný pro všechny výkony či pacienty. Jiný materiál (ani léčiva), kterého je většina,  ne. Takovému materiálu se říká ZUP – zvlášť účtované položky. Použité dělení nákladů pro kalkulace by mělo odpovídat účetnictví (jednotlivým analytickým účtům). Rozdělení materiálu mezi režijní a ZUM je vhodné konzultovat s  účetní firmou (každý poskytovatel zdravotních služeb to může mít jinak) a domluvit se, kdo bude náklady případně rozdělovat (účetní firmy to obvykle není schopna podle názvu na faktuře rozklíčovat). Jestliže náklady na materiál rozděleny nemáte a zpětně je rozdělit nemůžete, dá se situace vyřešit tak, že se materiál odečte všechen.

ZUP zahrnuje (citace metodiky MZČR): „léčivé přípravky, potraviny pro zvláštní lékařské potřeby, zdravotnické prostředky a stomatologické výrobky, u nichž potřeba jejich spotřebování při poskytnutí zdravotní služby je individuální pro konkrétního pacienta“.

Nechci připočítávat každou drobnou materiálovou položku k ceně.

Jak jsme si řekli, náklady na zvlášť účtovaný materiál nesmí být v minutové sazbě. Abyste tedy tento materiál dostali zaplaceno, je třeba si náklady na něj přičíst k ceně práce. Je to ale možnost, ne povinnost. Tedy není potřeba přičítat každou drobnou položku, můžete zohlednit třeba jen ty významné. Je to čistě na Vás.

Jak mám určit cenu připočítávané materiálové položky? Jsou na to nějaké vzory?

Žádné vzory pravděpodobně nenajdete. I kdybyste našli, podle našeho názoru je není vhodné použít. Je lepší vyjít ze svých sledování, odhadů a dodavatelských cen Vámi používaných materiálů. Výpočet je jednoduchý. Cena za balení konkrétního materiálu (ideálně podle faktury nebo podle ceníku dodavatele) / průměrný počet použití. To se dá jednoduše spočítat. Kdo by Vám rozporoval, že na výkon nepotřebujete 2 gramy materiálu, ale musí Vám stačit jen jeden?

Dá se k zvlášť účtovaným položkám připočíst nějaká zisková přirážka?

Možnosti přirážky popisuje cenový předpis pro rok 2022. Problematika je velmi složitá a je tedy možné, že si ji vyložíme jinak my, Vy, i případní cenoví kontroloři. Proto bychom nedoporučili ziskovou přirážku připočítávat, i když u některých položek je to pravděpodobně možné.

Jak zohlednit do cen, že se všechno zdražuje?

Kalkulace se sestavuje jako plán nákladů pro daný rok. Jestliže tedy o nějakých změnách nákladů víte, není problém je zahrnout. V našich formulářích jsou na to kolonky. Je ale potřeba  změnu vyčíslit. Nelze se spokojit s informací typu „vždyť víte, že všechno zdražuje, tak to tam nějak zohledněte). S případnými plány ale pozor. Metodika k cenovým předpisům říká, že máte sledovat, jestli dochází z naplnění Vašeho plánu a jestliže náklady reálně nebudou takové, jaké jste naplánovali, jste povinni kalkulaci hned přepočítat. Toto je samozřejmě problematické, neb jednak většina firem neví (a ani nemůže) vědět přesné náklady třeba každý měsíc, jednak nelze měnit ceny několikrát ročně.

Musím dodržet vypočtené ceny?

Vzorec pro výpočet ceny je vždy stejný. Je to (průměrný) čas výkonu * minutová sazba + zvlášť účtované položky (materiál, laboratoře, atd.) – spoluúčast ZP (u tzv. C výkonů). Takto se vypočítá maximální cena. Jestliže Vám z tržních nebo jiných důvodů nevyhovuje, můžete cenu stanovit nižší, nikdy ale ne vyšší. Častým dotazem je, jestli to pak nebude napadáno při případné cenové kontrole. Osobně jsme se s tímto problémem ještě v praxi nesetkali. Cenový předpis neříká, že vypočtenou cenu musíte přesně dodržet. Případná argumentace je jistě možná – jestliže vaše ceny budou tržně vysoké, výkon nemusíte prodat vůbec. Někdy může být lepší cenu výkonu snížit, aby byl v dané lokalitě prodejný.

Jaký je republikový průměr minutové sazby? To, co mi vyšlo, je v něm?

Občas někdo utrousí nějaké průměry minutové sazby pro daný obor. Např. zpracovatel kalkulací může vycházet například ze své statistiky. Podle nás je ale takové číslo velmi zavádějící. Každá praxe je jiná, ani dvě praxe ve stejném oboru a městě nebudou mít stejnou minutovou sazbu. Liší je náklady na mzdy, nájem, investice, požadavek na zisk, atd. Liší se i pracovní doba, vytíženost, apod. To vše hraje roli ve výpočtech.

Bohužel někdy nelze porovnávat ani kalkulace v jedné firmě během jednotlivých let. Mění se totiž i metodika. Tedy každý rok je kalkulace zpracována podle trochu jiné metodiky.

Kalkulace mi vyšla nízká, chci ji vyšší.

Právě o tom jsou cenové předpisy. Kdo má nízké náklady, má mít nízké ceny služeb. Jestliže jsme v kalkulaci na maximu, s minutovou sazbou nic dělat nejde. Můžete se ale zaměřit na to, jestli máte v pořádku nastaveny časy výkonů. Tam bývá často prostor.

Kalkulace mi vyšla vysoká, chci ji snížit.

Jak jste četli výše, v cenovém předpisu není uvedeno, že minutovou sazbu nemůžete snížit. Jestliže máte ceny nastaveny třeba na 50 Kč/min a nová kalkulace vyjde 51 Kč/ min, nemusíte hned přepočítávat nové ceny. Může být pro Vás lepší ceny neměnit a počkat třeba rok, než změna bud výraznější.

Minutová sazba často vychází vyšší u praxí, kde se pracuje na zkrácený úvazek. Například paní doktorce vyjde minutová sazba 40 Kč. Pak odejde na mateřskou a za rok se vrátí na pár hodin týdně. Protože ale většina nákladů je fixních (platí se bez ohledu na to, jestli se pracuje nebo ne), může pak najednou kalkulace vyskočit třeba o 100%. Paní doktorka ale nechce dramaticky zvyšovat ceny, když se v dané době nemůže své firmě plně věnovat. Proto raději cenu zvýší daleko méně, než by odpovídalo kalkulaci a je jí jasné, že na některé plánované investice včetně zisku nemusí dosáhnout.

Kolik je přiměřený zisk?

Ač cenový předpis o přiměřenost nařizuje, v definici přiměřenosti je již skoupý. Přiměřený zisk má vycházet z průměrů, které ale nejsou veřejně dohledatelné. Má mít několik složek, přičemž některé se vylučují s budoucí kalkulací (například plánované investice – jednou jsou v kalkulaci jako plán zisku, ale poté, co se investice uskuteční, by logicky tento náklad neměl do kalkulace znovu vstupovat). Na druhou stranu jsme se ještě nesetkali s tím, že by cenová kontrola rozporovala naplánovaný zisk.

Jaké jsou výše pokut?

Žádné tabulky ohledně možných pokut nejsou veřejně dostupné. Podle naší zkušenosti záleží na míře provinění, obratu a zisku firmy. Záznamy o proběhlých kontrolách již jsou veřejně dohledatelné (včetně jména firmy a výše pokuty) ve věstnících Ministerstva financí. Udělené pokuty jsou řádově v desítkách tisíc.

Jak dlouho trvá, než kalkulaci zpracujeme?

Obvykle pracujeme rychle. Dodané podklady zkontrolujeme a jestliže máme vše, zpracujeme je nejpozději během jednoho týdne. Nejvíce se o hladký průběh procesu můžete zasloužit Vy. Jak? Dodejte nám všechno, co je uvedeno v podkladech jako nezbytné. Pak se nemusíme zbytečně ptát. A hlavně, přečtěte si důkladně podklady. Otázky na oblasti, které jsou detailně vysvětleny v podkladech, celý proces protahují. A jako poslední Vás prosíme, aby na dobu, kdy se domluvíme, že dáme kalkulaci finální podobu (většinou jde o telefonický rozhovor), jste si vyhradili dostatek času a měli na práci klid.