Na co si dát v cenových kalkulacích pozor – díl 1.- Podklady

Cenové kalkulace zpracováváme přes 10 let. Za tu dobu jsme se setkali s mnoha problémy a záludnostmi. Obvykle se neprojeví hned, ale vyplavou na povrch někdy časem. A zpracovatel cenových kalkulací je v tom obvykle nevinně. Shrnuli jsme všechna hlavní úskalí, která Vás mohou potkat.

V tomto prvním článku se věnujeme podkladům pro kalkulace. Ve druhém článku se věnujeme práci, která následuje po vyhotovení kalkulací.

Čekáte něco jiného

Někdy má objednatel kalkulací pocit, že se celá záležitost bude vyvíjet jinak. Že se akce vlastně ani nemusí moc účastnit a na konci dostane kouzelný šanon, který založí do skříně pro případnou kontrolu a hotovo. Že zpracovatel kalkulací je zároveň externí manažer jeho praxe. Tedy vše naplánuje, má křišťálovou kouli a tři zlaté vlasy děda Vševěda k tomu. Bohužel to takhle nefunguje. Pro kvalitní výsledek je potřeba úzká spolupráce objednatele kalkulace s účetní firmou a zpracovatelem. Zpracovatel se do velkého plánování za objednatele pouštět nemůže, neb nemůže znát veškerá specifika dané firmy a hlavně nemůže ručit za dodržení plánu (o to totiž více méně jde při cenové kontrole).

U nás v MediGenii zasíláme před zahájením spolupráce nabídku, kde je rámcově uvedeno, jaký bude průběh akce, co potřebujeme a jaký bude výsledek, samozřejmě včetně ceny. Tím si objednatel může udělat detailní představu, co ho čeká a co dostane.

Doporučení: Přečtěte si důkladně nabídku a zvažte své síly. Když už se rozhodnete do akce pustit, tak s plným nasazením.

Něco chybí

Zpracování kalkulací je náročné na podklady. Většinou jsou to nějaké formuláře, které je potřeba vyplnit. Účetní firma dodá hrubá data. Nemůže ale doplnit změny (nákladů, ale i fondu pracovníků pro daný rok) a také ordinační hodiny (zná jen úvazky čili vlastně pracovní dobu, ale ordinační ne). S neúplnými dotazníky nejde pracovat, stejně se k Vám vrátí a celá akce se zbytečně prodlužuje.

Obzvláště důležité je zamyslet se nad dělením nákladů mezi jednotlivé obory či minutové kalkulace v rámci jedné firmy. Cenový předpis pro 2026 otvírá nové možnosti pro různé minutové sazby v rámci jedné firmy, nicméně správné dělení nákladů a odůvodnění je na Vás.

Doporučení: Prostudujte si důkladně všechny podklady, než je zašlete zpracovateli kalkulací, aby na nich pracoval. Jsou všechna povinná pole vyplněna?

Není definován ZUP

Do kalkulací (minutové sazby) lze započítat jen materiál, který obecný (shodný pro všechny výkony a pacienty). Jiný materiál v minutové sazbě být nemůže. Jde o zvlášť účtovanou položku (ZUP), která může (ale nemusí) být přičtena k ceně práce. Některé firmy ale nemají v účetnictví rozdělen materiál na dvě skupiny (jedna skupina do kalkulací jde vložit, druhá nikoliv). Pak buďto nastává zdlouhavá komunikace či se vyčlení materiál celý, což kalkulaci zkreslí.

ZUP zahrnuje (citace metodiky MZČR): „léčivé přípravky, potraviny pro zvláštní lékařské potřeby, zdravotnické prostředky a stomatologické výrobky, u nichž potřeba jejich spotřebování při poskytnutí zdravotní služby je individuální pro konkrétního pacienta“.

Doporučení: Domluvte se s Vaší účetní firmou, jak elegantně rozdělit materiál na dva nákladové účty. Tím budou podklady pro kalkulace v této oblasti čitelné, což potěší i případnou kontrolu.

Podklady jsou nečitelné, nejasné

Někdy jsou podklady vyplněny ledabyle. Ať již ze strany účetní firmy či ze strany objednatele (lékaře). Kvalitní přípravou ušetříte spoustu času na obou stranách a urychlíte zpracování kalkulací (omezí se nekonečné pinkání e-mailů, neb většinu podkladů je potřeba dodat písemně a neříkat si do telefonu).

Doporučení: Neupravujte vstupní dotazníky (ano, i takoví koumáci jsou), nepište do nich rukou, ale jen na počítači. 

Zatajení skutečností

Někdy v průběhu kalkulací vyplyne na povrch nějaká skutečnost, která dramaticky změní průběh akce a celkový výpočet.

Doporučení: Jednejte férově a specifika svého provozu konzultujte. Viděli jsme toho mnoho a jen tak něco nás nepřekvapí 🙂

Špatné určení fondu času

V podkladech pro zpracování kalkulací je i důležitá oblast ohledně počtu tzv. nositelů výkonu (lékaři, dentální hygienistky, atd.) a jejich ordinační doby. Jestliže tuto oblast vyplníte chybně, zpracovatel kalkulací ji nemá jak zkontrolovat. Případná kontrola ale ano. Buďto podle mzdových podkladů, kde jsou vidět počty pracovníků, podle oficiálně zveřejněné ordinační doby, případně zpětným dopočtem podle počtu provedených výkonů a uvedené časové náročnosti.

Doporučení: Fond pracovní doby uveďte tak, jak ho máte uveden v dokumentech souvisejících s provozem praxe.

Zohledněte, že se všechno zdražuje

Kalkulace se sestavuje jako plán nákladů pro daný rok. Jestliže tedy o nějakých změnách nákladů víte, není problém je zahrnout. V našich formulářích jsou na to kolonky. Je ale potřeba  změnu vyčíslit. Nelze se spokojit s informací typu „vždyť víte, že všechno zdražuje, tak to tam nějak zohledněte).

S případnými plány ale pozor. Metodika k cenovým předpisům říká, že máte sledovat, jestli dochází z naplnění Vašeho plánu a jestliže náklady reálně nebudou takové, jaké jste naplánovali, jste povinni kalkulaci hned přepočítat. Toto je samozřejmě problematické, neb jednak většina firem neví (a ani nemůže) vědět přesné náklady třeba každý měsíc, jednak nelze měnit ceny několikrát ročně.

Doporučení: Víte o změnách? Bezva. Tak je, prosíme, vyčíslete do dotazníku

Telefonování

Sestavení kalkulace je zodpovědná práce, za kterou zpracovatel ručí. Chce mít na svou práci klid a vše, co mu sdělíte, chce mít zdokumentováno písemně. Tedy přepadnete-li někoho v poledne telefonátem (pauza mezi pacienty, kdy má obvykle lékař chuť a sílu podobné resty vyřizovat) s nějaký konkrétním dotazem ohledně Vašich kalkulací, je to asi tak, jako kdyby Vám zavolal pacient a Vy uprostřed oběda lovili v hlavě detaily nějakého ošetření třeba z minulého měsíce. Prostě bez karty pacienta a chvíle klidu k prostudování daného problému nevíte nic.

Doporučení: Potřebujete-li něco rozsáhlejšího telefonicky konzultovat, většina zpracovatelů kalkulací pravděpodobně ocení, když si čas hovoru společně naplánujete.

Opravdu každý rok?

Bohužel podle metodiky k cenovému předpisu pro rok 2022 je potřeba zpracovat kalkulace každý rok, a to nejlépe k 1.1. Protože s tím souvisí mnohá „ale“ (vysvětlení by vydalo na samostatný článek), málo která firma to bude (chtít či moci) dodržovat. Jestli a jak se chybějící kalkulace budou postihovat, to Vám nikdo předem neřekne (důvodů je opět mnoho). Věřte, nelíbí se to ani nám, ač se může zdát, že máme zajištěnou práci :-).

Doporučení: Jestli se Vám nechci kalkulace absolvovat každý rok, zvažte míru rizika. Že se Vám do toho letos nechce a víte, že by z toho mohl být problém? I to je cesta. 

Teď se mi to nehodí

Kdy je nejlepší doma pro zpracování kalkulací? Jednoduše nikdy 🙂 Z hlediska výše uvedeného je nejlepší mít zpracované kalkulace s platností od 1.1. Když se ale na výpočty vrhneme koncem roku (abychom 1.1. stihli), nemáme ještě data za celý předchozí rok. S takovými vstupy se hůře plánuje. Navíc do půli prosince není k dispozici ani cenový předpis na následující rok, který problematiku řídí. To je hlavní problém.

Nehodí se to ani po podání daňového přiznání, kdy jsou sice data čerstvá, ale zase účetní firmy mají nejvíce práce. Navíc opět dle výše uvedeného není v pořádku, jestliže do té doby v daném roce budete  fungovat podle kalkulací z předchozího roku.

Doporučení: Ať již si vyberete jakékoliv období, podle současné metodiky dané cenovým předpisem jste vždy v problému.

Nějak se to vleče

My obvykle pracujeme rychle. Dodané podklady zkontrolujeme a jestliže máme vše, zpracujeme je nejpozději během jednoho týdne. Nejdéle trvá, abyste nám poslali správné podklady a to my neurychlíme.  Nejvíce se tedy o hladký průběh procesu můžete zasloužit Vy.

Doporučení: Dodejte nám všechno, co je uvedeno v podkladech jako nezbytné. Pak se nemusíme zbytečně ptát. A hlavně, přečtěte si důkladně podklady. Otázky na oblasti, které jsou detailně vysvětleny v podkladech, celý proces protahují. 

Přiměřený zisk

Ač cenový předpis přiměřenost nařizuje, v definici přiměřenosti je již skoupý. Přiměřený zisk má vycházet z průměrů, které ale nejsou veřejně dohledatelné. Má mít několik složek, přičemž některé se vylučují s budoucí kalkulací (například plánované investice – jednou jsou v kalkulaci jako plán zisku, ale poté, co se investice uskuteční, by logicky tento náklad neměl do kalkulace znovu vstupovat). U menších firem vychází výše zisku poměrově k nákladům vysoký, u větších firem poměrově nízký. Tuto oblast případně společně doladíme.