Proč a jak sledovat přímé náklady

Členění nákladů zajišťuje kontrolu nad plánovanými investicemi a kontrolu nad vydanými prostředky. Tyto činnosti jsou nástrojem manažerského řízení chodu praxe. Přímé náklady jsou jednou z položek, kterou je nutné sledovat. Jsou k tomu důvody oficiální i praktické.

Co to jsou přímé náklady

Přímé náklady je možné jednoznačně přiřadit k danému výkonu. Jde buďto o materiál nebo o služby (subdodávky), které daný výkon vždy zahrnuje. Hranice, co lze za přímé náklady označit, není nikde pevně dána. Dal by se tak označit veškerý materiál, který je součástí výkonu, či službu, která je vždy s daným výkonem odebrána. O problematice ale není možné uvažovat takto paušálně. Jak známo, například ve stomatologii by přímý materiál obsahoval pro jeden výkon často i desítku položek, což není optimální. Je proto nutné zohlednit i finanční významnost takového materiálu a případně začlenit i jiná kritéria.

Přínos sledování přímých nákladů

Zavedení a sledování přímých nákladů umožňuje:

• správné sestavení kalkulací a cen
• odměňování produkčních pracovníků (lékařů) v adekvátní výši

Správné sestavení kalkulací a cen

Pro výpočet minutových sazeb musí být přímé náklady z kalkulací vyčleněny. Přímé náklady (materiál nebo služby) jsou přímo připočítány ke konkrétním výkonům, jichž se týkají.

Jestliže k oddělení přímých nákladů z kalkulací nedojde, bude tento materiál rozmělněn do ceny všech výkonů. Příklad: Je-li vypočtena minutová sazba z nákladů, které obsahují faktury za zubní implantáty, cena tohoto materiálu je započítána do všech výkonů (i pacientům, kteří implantát vůbec nemají). A to není správné morálně, manažersky, ani metodicky (bývá to často napadnuto při cenových kontrolách).

Další výhodou připočtení přímých nákladů k ceně ošetření je možnost okamžité změny ceny z důvodu navýšení ceny některého přímého materiálu či služby. Jestliže se třeba „jen“ zvedne DPH či se změní kurz vůči Eur, zboží pro lékaře okamžitě podraží. Také Váš subdodavatel přímých služeb může ze dne na den změnit ceny. Začleněním přímých nákladů k cenám není nutné se změnou cen výkonů čekat na to, až dojde k přepočtení minutové sazby z nákladů. To totiž z pochopitelných účetních i praktických důvodů často nastane až cca za 1-2 roky poté. Díky přímým nákladům je možné změnit cenu výkonu okamžitě a dané výkony tak nedotovat.

[callout-background title=“Mějte své výnosy pod kontrolou“ background=“https://medigenia.cz/wp-content/uploads/MediGenia_zdravotnictvi_6.jpg“ button=“Kontaktujte nás“ link=“https://medigenia.cz/kontakt/kontaktni-formular/“ buttoncolor=“alternative-1″ target=“_self“]Zhotovíme individuální podklady pro správné stanovení Vašich cen.[/callout-background]

[gap height=“10″]

Jestliže některým pacientům poskytujete cenové zvýhodnění (slevy), ukazuje se vyčíslení přímých nákladů také jako vhodné. Příklad: cena výkonu je 10.000 Kč, chcete poskytnout slevu 20 %. Víte, že hlavní materiál, který k výkonu potřebujete, je za 3.000 Kč. Nastanou tyto situace:

• Kategorie přímý materiál zavedena není. Domníváte se, že na úhradu všech nákladů máte 8.000 Kč. Po odečtení ceny materiálu, který musíte hradit, je to ale pouze 5.000 Kč. Cenové zvýhodnění můžete lehce stanovit ve výši, která je pro Vás již nevýhodná.
• Kategorii přímý materiál máte zavedenou, cenové zvýhodnění poskytnete z ceny ošetření po odečtení přímého materiálu. Na úhradu všech zbylých mzdových i provozních nákladů Vám zbude 5.600 Kč.

Odměňování produkčních pracovníků

Při odměňování zubních lékařů obvykle používají procenta z obratu. Je zvykem odečítat náklady za protetiku. Proč ale jen za ni? V případě implantace v ceně 15.000 Kč, ceně implantátu 8.000 Kč a 20 % odměny pro lékaře nastanou tyto situace:

• K výkonu přímý materiál není zaveden, lékař je odměněn 3.000 Kč. Po uhrazení ceny implantátu pro úhradu dalších nákladů zbývá 4.000 Kč.
• Přímý materiál je u výkonu vyčíslen, lékař je odměněn 1.400 Kč, pro další náklady zbývá 5.600 Kč.

Jde v podstatě o tzv. krycí příspěvek, který ukazuje, jaký je rozdíl mezi cenou a variabilními náklady (těmi, které se mění v závislosti na produkci). Čím je krycí příspěvek vyšší, tím více zbude. Jestliže si výše zmíněná čísla představíte v celém obratu, může jít o desítky a stovky tisíc, která rozdělujete chybně.

Co do přímých nákladů patří

Pro stanovení přímých nákladů je vhodné vypracovat vlastní metodiku. O začlenění položky mezi přímé náklady rozhoduje vedení firmy interním postupem. V zubním lékařství se obvykle vyčleňují z kalkulací pouze přímé služby (laboratoř – protetika, externě zhotovené RTG). O přímém materiálu ale někteří zhotovitelé kalkulací vůbec neuvažují či neuvažovali (jako důvod uváděli jejich bezvýznamnost). Jiní jej naopak definovali na desítky položek po korunových nákladech, což přinášelo složitou evidenci.

Přímý materiál

Doporučujeme jako přímý materiál označit používaný materiál, který je:

1. ekonomicky významný  – hranice může být např. 50 – 100 Kč (tedy je-li použit materiál, jehož hodnota je pro daný výkon vyšší jak např. 100 Kč, je považován za přímý.
2. I takových materiálů ale může být mnoho. Dále proto doporučujeme zavést podmínku, že materiál zůstává součástí pacienta, to výběr zúží. Nebo je také možné začlenit nějaká specifika provozu.
3. Materiály pro výkony neléčebné povahy (nad uvedenou hranici) by měly být z kalkulace vyčleněny vždy. Půjde např. o materiály pro bělení.

Při zavedení tohoto postupu půjde v zubní ordinaci pravděpodobně o tyto materiály (záleží na konkrétním materiálu a jeho ceně od Vašeho dodavatele): implantáty a abutmenty, augmentační materiály, FRC čepy, MTA, přípravky pro bělení, dostavbový materiál a zásuvné spoje (nejsou-li součástí ceny z laboratoře). Jestliže se rozhodnete nezavést podmínku, že jde o materiál, který je součástí pacienta – viz bod 2) třeba dražší otiskovací hmoty, jednorázově používané endodontické nástroje, dražší šití, atd.

Je důležité vyvarovat se přílišnému rozdrobení přímých materiálových nákladů. Vyžaduje to složitou evidenci a přínos pro praxi je mizivý. Naopak výše uvedený systém je pro praxi velmi přínosný a jeho evidence není složitá.

Přímé služby (subdodávky)

Do přímých služeb minimálně patří:

• náklady (výdaje) za zubní laboratoř (protetiku) – externí i interní
• náklady (výdaje za OPG, CT apod.), je-li zajišťováno externě
• náklady (výdaje) za ostatní subdodavatelské služby (anesteziolog apod.)

Dále je nutné oddělit náklady (výdaje) za zboží dentální hygieny k prodeji (kartáčky, nitě, apod.)

Jak na zavedení přímých nákladů prakticky

1. Nejdříve si musíte stanovit, které přímé náklady (materiály nebo služby) budete sledovat a vypracujete si metodiku.
2. Domluvíte si s Vaším účetním systém, jak příslušné faktury (případně položky na faktuře) značit. Časem to po zaškolení jistě zvládne sám.
3. Jestliže máte spočtenou minutovou sazbu na základě předchozích nákladů, musíte si nechat zpracovat kalkulace nové, které tyto přímé náklady v minutové sazbě nebudou obsahovat. Jinak byste je započítávali dvakrát.
4. Najdete výkony, kterých se tyto přímé náklady týkají. Pomocí délky výkonu s novou minutovou sazbou a výše přímých nákladů k tomuto výkonu stanovíte správnou cenu. Obvykle tento bod je možné provést v ordinačním programu, který používáte.
5. Jestliže Váš ordinační program přímé náklady zvládl, můžete v něm sledovat obrat pracovníků. Podle toho, jak máte postavený mzdový výměr produkčních pracovníků, bude případně nutná jeho úprava se zahrnutím nového způsobu výpočtu mezd.

[box style=“2″]A jak je to u Vás? Sledujete přímé náklady? Co do nich zahrnujete? Stojíte před úkolem, jak nastavit ve Vaší praxi ceny? Chcete mít jistotu, že je vše v pořádku? Kontaktujte nás ještě dnes. Naši profesionálové Vám připraví individuální řešení Vašich potřeb.[/box]