Jak vybrat ordinační program nejen pro novou praxi

Protože často pomáháme lékařům s podnikáním v začátcích fungování i v průběhu fungování jejich praxí, množí se dotazy, jaký ordinační program vybrat. Navíc mnoha lékařům jejich ordinační program z různých důvodů nevyhovuje, ale pochopitelně jsou ke změnám velmi obezřetní.

Máme mnoho zkušeností s ekonomikou a vůbec provozem praxí ve větších i menších zdravotnických zařízeních (hlavně v zubních ordinacích), fungujících v závislosti na zdravotních pojišťovnách i bez nich. Připravili jsme pro Vás přehled hlavních oblastí, které je dobré mít vyjasněné předem. Udělejte si vlastní výběrové řízení a vlastní názor.

Jednoduchost a obecné řešení nebo individuálnost a složitost?

Podle našeho názoru si obecně musíte vybrat mezi jednoduchým systémem za cenu toho, že software nepůjde příliš individualizovat. Nebo složitým systémem, kde půjde nastavit mnohé podle Vašich představ, ale bude to náročné na správu a je možné, že takový software se nemusí chovat úplně předvídatelně a stabilně.

Funkce

Co vše od programu potřebujete? Postačí Vám zapsat do karty nebo byste rádi využili například:

kalendář

• „vytuněný“ přehledný  kalendář s mnoha možnosti zobrazení a nastavení
• jak funguje objednávání a změny plánovaných výkonů
• možnost zaznamenání událostí typu volno lékaře, servis, atd.
• možnost hledání termínu pode určitých kritérií

běžná lékařská agenda

• urychlení zápisu do karty pomocí frází
• tvorba léčebných plánů a cenových kalkulací (včetně blokových termínů, časové souslednosti a data „nedříve po“)
• jak vypadá pro mne důležitý záznamový protokol (například pro zubní lékaře je důležitý zubní kříž)
• jednoduchá tvorba neschopenek a e-receptů

ve vztahu k pacientům

• poučení pro výkonu zaslané na e-mail
• podepisování či vyplňování dokumentů na tabletu a možnost zaslání těchto dokumentů e-mailem
• možnost objednání se online (na výkony, které Vy určíte)
• SMS či e-mailové připomenutí termínu objednání (hned po objednání či pár dnů předem)
• možnost zaslat automaticky předem nějaké dokumenty do e-mailu (např. dokumenty vázané na nějaký určitý výkon)

nastavení uživatelů

• různé funkce a práva pro různé uživatele
• zakázání určitých akcí určitým osobám nebo skupinám osob
• možnost rychlé aktivace nebo deaktivace účtu uživatele

recepce

• recepční jednoduše poznamená příchody pacientů, lékař tedy o pacientovi ví (můžete dokonce sledovat i čekací doby)
• recepční má detailní přehled o dění v ordinaci ten den
• funguje chat mezi lékařem a ordinací, záloha chatu

statistiky

Zobrazení různých dat dle potřeby. Např.:

• obraty (celkově, bez laboratoře, bez materiálu, na ZP, dle uživatelů, dle zboží k prodeji, atd.)
• využitelnost ordinační doby, no show
• vyfiltrování určitých výkonů za určité období (např. pro oblíbené statistiky ÚZIS)
• filtrování pacientů podle určité vlastnosti (termín, četnost, kód, ZP. atd.)
• generování vhodných podkladů pro vedení účetnictví, atd.

bezpečnost

• logy (záznam přístupů)
• dvojí ověřování při přihlášení
• zálohování
• podepisování zápisu do karty ověřeným podpisem

správa cen

• jak jde zadat minutová sazba a časy, co mohu ovlivnit
• je možnost zadat více minutových sazeb pro jedno pracoviště
• jak se systém chová, když je pacient nepojištěný

zdravotní pojišťovny

• u daného pacienta přehled kódů, které je už možno vyúčtovat (např. prevence)
• B2B napojení na ZP (kontrola příslušnosti k ZP a RČ)
• jednoduché odesílání dávek a registračních listů (ideálně na dva kliky) včetně kontroly správnosti dat
• správa odborností v závislosti za účtované výkony (osvědčení atd.)

dostupnost dat odjinud

V dnešní době je pro mnoho ordinací nezbytný vzdálený přístup. Lékař například může část své pracovní doby přenést mimo ordinaci, chce-li. Může tak například zpracovat léčebné plány, zapsat večer z domova karty nebo se jen podívat, co ho další den čeká a třeba ještě ráno ověřit, zda-li se někdo neomluvil. Přístup z mobilních zařízeních by měl být samozřejmě responzivní.

chytrá ústředna

• Díky chytré ústředně víte, který pacient volá. Můžete hned i vidět, jaké má naplánované termíny a kolikrát se již omluvil nebo neomluvil.
• jednoduše vyřídíte zmeškané hovory
• Pacienti se jednoduše dostanou k informaci, kdy ordinujete a jak se případně mají zachovat, když potřebují akutní ošetření a Vy třeba nejste v ordinaci (jednoduchá tvorba hlasových zpráv)

sklad

• naskladnění a vyskladnění skladové položky pomocí čtečky
• odpis zboží k prodeji přímo vyúčtováním pacientovi
• hlídání minimálního množství a exspirace
• tvorba seznamů zboží k objednání dle dodavatelů

Firma dodávající software a komunikace s firmou

• Je dohledatelné vedení firmy a měli jste možnost se s těmito osobami setkat, jestliže je to pro Vás důležité?
• Jakou má firma historii?
• Jaká je její vize? Ztotožňujete se s ní?
• Měli jste možnost přímo oslovit některé jejich klienty?

Podpora a rozvoj

• Jak funguje uživatelská podpora, když něco nefunguje, jak má?
• Máte možnost někam zavolat nebo jen napsat? A jaká je reakční doba? Je to zpoplatněno?
• Probíhají změny v programu v souladu s legislativními požadavky?
• Jak firma postupuje ohledně rozvoje? Umožnuje začlenit nějaké vaše individuální požadavky? Jestli ano, za jakých podmínek?

Cena

Ač my nezastáváme názor, že cena je prvořadý nástroj k rozhodování, pro mnoho lékařů důležitá je.

• Znáte veškeré náklady na provoz software?
• Započítali jste všechny uživatele, případné moduly, atd.?
• Na jak dlouho máte cenové podmínky fixovány?