Zvlášť účtované náklady – materiál a služby

Co to jsou zvlášť zúčtované náklady?

Zvlášť zúčtované náklady nejsou obecně přiřaditelné ke všem výkonům, využívají se konkrétně pro určité typy výkonů. Jde buďto o materiál – ZUM nebo o služby – ZUS (subdodávky). U některých oborů zdravotnictví je jich více (např. zubní lékařství), u některých méně (např. praktické lékařství), jsou ale všude.

Přínos zavedení a sledování zvlášť účtovaných nákladů

Správné sestavení kalkulací a cen

Z nákladů pro výpočet minutových sazeb cenových kalkulací musí být ZUM a ZUS  vyčleněn. Připočítávají se  přímo ke konkrétním výkonům, jichž se týkají. Tedy je zaplatí jen pacient, který tyto náklady využije.

Jestliže k oddělení ZUM a ZUS z kalkulací nedojde, bude tento materiál rozmělněn do ceny všech výkonů. Příklad: Je-li vypočtena minutová sazba z nákladů, které obsahují faktury za zubní implantáty, cena tohoto materiálu je započítána do všech výkonů (i pacientům, kteří implantát vůbec nemají). A to není správné morálně, manažersky, ani metodicky (bývá to často napadnuto při cenových kontrolách).

Další výhodou připočtení přímých nákladů k ceně ošetření je možnost okamžité změny ceny z důvodu navýšení ceny některého použitého materiálu či služby. Jestliže se třeba „jen“ zvedne DPH či se změní kurz vůči Eur, zboží pro lékaře okamžitě podraží. Také Váš dodavatel subdodávek (např. zubní laboratoř) může ze dne na den změnit ceny. Jestliže začleníte do cen ZUM a ZUS, není nutné se změnou cen výkonů čekat na to, až dojde k přepočtení minutové sazby z nákladů. To totiž z pochopitelných účetních i praktických důvodů často nastane až cca za 1-2 roky poté. Díky ZUM a ZUS je možné změnit cenu výkonu okamžitě a dané výkony tak nedotovat.

Jestliže některým pacientům poskytujete cenové zvýhodnění (slevy), ukazuje se vyčíslení přímých nákladů také jako vhodné. Příklad: cena výkonu je 10.000 Kč, chcete poskytnout slevu 20 %. Víte, že hlavní materiál, který k výkonu potřebujete, je za 3.000 Kč. Jestliže ZUM a ZUS máte zaveden, cenové zvýhodnění poskytnete z ceny ošetření po odečtení těchto nákladů. Na úhradu všech zbylých mzdových i provozních nákladů Vám zbude 5.600 Kč. Jestliže byste ZUM zaveden neměli, slevu poskytnete z celé částky, což pro Vás může být nevýhodné.

Odměňování produkčních pracovníků

Při odměňování zubních lékařů obvykle používají procenta z obratu. Je zvykem odečítat náklady za protetiku. Proč ale jen za ni? V případě implantace v ceně 15.000 Kč, ceně implantátu 8.000 Kč a 20 % odměny pro lékaře je nutné uvažovat podobně jako v předešlém příkladu se slevou – tj. odměnu počítat z částky po odečtení ZUM.

Jde v podstatě o tzv. krycí příspěvek, který ukazuje, jaký je rozdíl mezi cenou a variabilními náklady (těmi, které se mění v závislosti na produkci). Čím je krycí příspěvek vyšší, tím více zbude. Jestliže si výše zmíněná čísla představíte v celém obratu, může jít o desítky a stovky tisíc, která rozdělujete chybně.

Přímo zúčtovaný materiál konkrétně

Cenové předpisy bohužel přesně neurčují, jaký materiál je či není nutné označit jako zvlášť účtovaný (ZUM). Naopak jen říkají, který materiál lze nahrnout do kalkulací – a to „základní společný materiál, který lze použít u všech účtovaných služeb“. Z toho lze vyvodit, že jakýkoliv ostatní materiál do kalkulací minutové sazby nevstupuje a je nutno připočítat ho zvlášť (v použitém množství).

Pro stanovení přímo zúčtovaných materiálů je vhodné vypracovat vlastní metodiku. O začlenění položky mezi přímé náklady rozhoduje vedení firmy interním postupem. Je důležité vyvarovat se přílišnému rozdrobení přímých materiálových nákladů. Vyžaduje to složitou evidenci a přínos pro praxi je mizivý. Naopak dobře nastavený systém je pro praxi velmi přínosný a jeho evidence nemusí být až tak složitá. Pro Vaši lepší orientaci v problematice uvádíme příklady ZUM pro jednotlivé obory. Minimálně doporučujeme jako ZUM nastavit alespoň ten materiál, který si pacient odnáší (s sebou v těle). A dále pro všechny obory ještě léčiva (léčivé přípravky).

Zubní lékařství – minimálně: bělící prostředky (a jiné materiály pro výkony neléčebné povahy), výplňové a dostavbové materiály, implantáty a abutmenty, čepy, dále otiskovací materiály, pomůcky dentální hygieny používané při instruktáži, možno i jednorázově využívané dražší pomůcky (jednorázově používané Niti nástroje), atd. Naopak vrtáčky, opakovaně používané nástroje a jiné podobné nástroje či drobné materiály, jejichž použití lze těžko odhadnout, je dle našeho názoru lepší rozpočítat mezi běžné náklady, které do kalkulace minutové sazby vstupují.

Gynekologie – očkovací látky, nitroděložní tělíska, atd. Na přímo účtované jednorázové pomůcky (zrcadla, apod.) máme specifický názor, když už tak ale činíte, jde typicky o ZUM.

Plastická chirurgie – implantáty, výplňové materiály, botulotoxin, atd.

Dermatologie – výplňové materiály, botulotoxin, atd.

Praktické lékařství – očkovací látky

O ZUM někteří zhotovitelé kalkulací vůbec neuvažují či neuvažovali (jako důvod uváděli jejich bezvýznamnost). Jiní jej naopak definovali na desítky položek po korunových nákladech, což přinášelo složitou evidenci. My doporučujeme zlatou střední cestu – O ZUM uvažovat, ale v mezích použitelnosti pro praxi.

Přímo zúčtované služby konkrétně

U ZUM jde napříč obory hlavně o laboratorní služby, externí vyšetření (RTG, CT), externího anesteziologa, apod.

Jak na zavedení přímých nákladů prakticky

1. Nejdříve si musíte stanovit, které přímo zúčtované náklady (materiály nebo služby) budete sledovat a vypracujete si metodiku.
2. Domluvíte si s Vaší účetní firmou systém, jak příslušné faktury (případně položky na faktuře) značit. Časem to ideálně zvládne účetní firma sama.
3. Inovujete cenové kalkulace (minutová sazba neobsahuje ZUM a ZUS).
4. Zrevidujete ceníky. Příslušný materiál či službu připočtete k danému výkonu dle konkrétní spotřeby. To je ideální nastavit přímo v ordinačním programu, umožňuje-li to.
5. Jestliže Váš ordinační program ZUM a ZUS zvládl, můžete v něm obvykle sledovat obrat pracovníků bez ZUM a ZUS, což je číslo, ze kterého by dle našeho názoru mělo vycházet odměňovaní pracovníků postavené na obratu. Jestliže jste doposud využívali jiný systém odměňování, bude potřeba zrevidovat mzdové výměry pracovníků.