Provozní porady zaměstnanců

Porady zaměstnanců jsou u menších poskytovatelů zdravotních služeb často brány jako zbytečně strávený čas a v mnoha privátních praxích proto neprobíhají. Ve větších společnostech zase nemusí probírat tak, aby byly přínosné. Jejich význam je ale pro kvalitní řízení firmy nesporný. Proč?

• Zaměstnanci by měli mít prostor, kde se mohou vyjádřit – bez obav říci svůj názor, případně sdělit své profesní problémy, které je trápí. Vedení firmy pak může jejich překážky v práci odstranit. Zaměstnanci si zde také mohou vyměnit zkušenosti.
• Pracovníci mohou přinést poznatky, o které by se vedení firmy jinak ochudilo.
• Vedení má možnost prezentovat inovace, které pak budou ochotněji přijímány, touto cestou je možné získat řadu nadšených lidí. Vedení může také mluvit o novinkách, případně problémech, které se udály a jejich prevenci. Zaměstnanci budou vědět, co se na pracovišti děje.
• Někdy může být lepší veřejně se zeptat na názor ostatních a neurčovat věci  direktivně z pozice vedení (např. rozdělení dovolených, apod.).
• Všichni pracovníci budou mít více klidu na svou práci. Lidé si přestanou sdělovat důležité informace „mezi dveřmi“, což (nejen) vedoucí pracovníci ocení. Zaměstnanci se naučí svá sdělení nechávat na poradu a nevyrušovat vedení nebo sebe vzájemně během dne.
• U větších firem je důležitý osobní kontakt s vedením.

Obecně je možné porady dělit na:

• formální (pravidelná porada)
• informační (porady určitého útvaru firmy, určitých pracovníků)
• účelové (svolané za účelem řešení konkrétní situace)
• řešitelské (za účelem produkce nových nápadů – např. brainstorming).

Obsah běžné pravidelné porady společnosti o několika zaměstnancích není nutné takto striktně dělit. Nazvali bychom ji jako provozní – tedy vše důležité, co se týká provozu pracoviště.

Už jsme Vás naladili porady na pracovišti zavést? Nebo se chcete ujistit, že poradu vedete správně? Pak jsou tu pro vás připraveny následující body, které vám s efektivní poradou pomohou.

1. správné načasování

Je doporučováno, aby porady probíhaly v předem vymezeném čase (od-do), který je součástí pracovní doby. V případě, že budou porady plánovány po skončení ordinační doby mimo rámec pracovní doby zaměstnanců, je představitelné, jak „ochotně“ budou přijímány. Obecně je doporučován čas porady před obědem. V mnoha ordinacích ale dochází během dopoledne k časovému skluzu daném charakterem zdravotnictví. Pracovníci pak často nemají čas ani oběd, natož na poradu. Doporučili bychom tedy spíše ranní čas (před zahájením ordinační doby), což má  ale zase jiná negativa (ráno obvykle často zvoní telefony, přichází pacienti, apod.).Termín je vhodné zanést do kalendáře, do kterého mají pracovníci přístup (ordinační program, on-line kalendář, …).

TIP Dbejte na dochvilnost svou i poděkujte za dochvilnost ostatních. Jestliže někdo přijde později, rozhodně se nedoporučuje opakovat mu probrané body.

Jak často porady vést? Nám se osvědčila pravidelnost. Jednou týdně 30 minut pro provozní poradu by mělo postačovat. V případě potřeby je možné zavést další schůzky jen pro některé pracovníky, které se budou týkat pouze vybraných problémů, otázek.

Kdo se má účastnit? V podmínkách běžného poskytovatele zdravotních služeb (např. 2-4 ordinace, 3-10 zaměstnanců, je dle našeho názoru ideální, když se běžných provozních porad účastní všichni. Při větším počtu zaměstnanců bychom již doporučili porady zacílit konkrétněji a pozvat jen účastníky, kterých se probírané oblasti týkají.

2. příprava

Ideální je před každou poradou poslat účastníkům porady  body, o kterých se bude jednat a cíl, kterého je žádoucí poradou dosáhnout. Můžete přidat i podklady k prostudování. Každý má pak možnost připravit se, aby se k dané otázce mohl vyjádřit. Jednotlivé body porady by se měly týkat většiny pozvaných účastníků, jinak samozřejmě zájem pasivních účastníků porady upadá. Určitě doporučíme, aby byly tyto informace doručeny na pracovní osobní e-mail každého pracovníka (případně jinou moderní technologií – některé firmy již komunikaci e-mailem mezi sebou zrušily a nahradili jinými metodami komunikace).

3. efektivita

Porada není monolog, ale aktivní diskuze. Aby se ale jednání neprotahovalo, je vhodné přiřadit  jednotlivým bodům porady priority. K tomu se využívá tzv. Eisenhowerův princip – nejprve je vhodné řešit úkoly důležité a naléhavé, potom důležité a méně naléhavé, dále naléhavé a méně důležité a nakonec méně naléhavé a méně důležité.

TIP Bod, kterého očekáváte nejbohatší diskuzi, je nejlepší zařadit na konec porady. Nikdo pak nebude poradu zbytečně protahovat.

Doporučuje se klást otevřené otázky a svůj názor říkat jako poslední. Více se toho dozvíte. Daný bod nemusí být vyřešen hned, můžete si vyžádal další informace a nechat čas na rozmyšlenou.

Porady bývají často využívány k tomu, aby se některý z pracovníků veřejně pokáral. To není doporučeno. Ideální je probrat tyto záležitosti osobně pouze s dotyčným pracovníkem a na poradě případně prezentovat daný problém bez souvislosti s konkrétním pracovníkem a společně hledat cestu, jak problému předcházet.

4. zápis z porady

Z každé porady je vhodné sestavit zápis, který bude obsahovat shrnutí, rozhodnutí a závěry ohledně každého bodu porady a dále konkrétní přidělené úkoly (kdo, co, kdy udělá). Tento zápis je vhodné zaslat účastníkům na jejich pracovní e-mail.

TIP Další poradu je vhodné projít plnění úkolů. Můžete si barevně označit úkoly splněné a nesplněné, abyste se v nich lépe vyznali.